Zoho Workplace ความปลอดภัยและสิทธิ์เข้าถึงข้อมูล

Zoho Workplace ความปลอดภัยและสิทธิ์เข้าถึงข้อมูล

Zoho Workplace เป็นแพลตฟอร์มที่รวมเครื่องมือต่างๆ เช่น อีเมล (Zoho Mail), การจัดเก็บเอกสาร (Zoho WorkDrive), เครื่องมือสื่อสาร (Zoho Cliq) และเครื่องมือสำนักงานอื่น ๆ เข้าไว้ด้วยกัน เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานร่วมกันขององค์กร อย่างไรก็ตาม เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลขององค์กรปลอดภัย Zoho Workplace มีการตั้งค่าความปลอดภัยและสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลที่ช่วยปกป้องข้อมูลสำคัญของธุรกิจ

---

2. Zoho Workplace ความปลอดภัยของโปรแกรม

Zoho Workplace มีฟีเจอร์ด้านความปลอดภัยที่ช่วยป้องกันข้อมูลสำคัญจากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต ดังนี้:

2.1 การยืนยันตัวตนแบบหลายขั้นตอน (Multi-Factor Authentication – MFA)

• ผู้ใช้สามารถเปิดใช้งาน MFA เพื่อเพิ่มชั้นการป้องกันเมื่อเข้าสู่ระบบ
• รองรับการยืนยันตัวตนผ่าน SMS, แอปพลิเคชันยืนยันตัวตน (Authenticator App) หรืออุปกรณ์ฮาร์ดแวร์

2.2 การจำกัดการเข้าถึงตาม IP Address

• ผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดช่วง IP ที่อนุญาตให้เข้าถึง Zoho Workplace
• ลดความเสี่ยงจากการเข้าถึงข้อมูลจากเครือข่ายที่ไม่ปลอดภัย

2.3 การตั้งค่าความปลอดภัยของรหัสผ่าน

• กำหนดนโยบายรหัสผ่าน เช่น ความยาวขั้นต่ำและข้อกำหนดเกี่ยวกับอักขระพิเศษ
• บังคับให้เปลี่ยนรหัสผ่านเป็นระยะ

2.4 การตรวจสอบกิจกรรมของผู้ใช้

• บันทึกกิจกรรมการเข้าสู่ระบบและการดำเนินการที่สำคัญของผู้ใช้
• แจ้งเตือนเมื่อพบกิจกรรมที่น่าสงสัย

---

3. การกำหนดสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลใน Zoho Workplace

เพื่อป้องกันการเข้าถึงข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต ผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดสิทธิ์ให้กับผู้ใช้ได้ดังนี้:

3.1 การกำหนดสิทธิ์ตามบทบาท (Role-Based Access Control – RBAC)

• กำหนดบทบาทของผู้ใช้ เช่น ผู้ดูแลระบบ (Admin), ผู้จัดการ (Manager), และพนักงานทั่วไป (User)
• จำกัดสิทธิ์ของแต่ละบทบาทในการเข้าถึงข้อมูลและฟีเจอร์ต่างๆ

3.2 การกำหนดสิทธิ์ในการแชร์เอกสาร

• Zoho WorkDrive และ Zoho Docs ช่วยให้สามารถตั้งค่าการแชร์ไฟล์ได้หลายระดับ เช่น อ่านอย่างเดียว (Read-only), แก้ไข (Edit), และจัดการ (Manage)
• ผู้ใช้สามารถแชร์ไฟล์กับบุคคลภายในองค์กรหรือภายนอกองค์กรโดยกำหนดสิทธิ์เฉพาะเจาะจง

3.3 การควบคุมการเข้าถึงแอปพลิเคชัน

• Zoho Admin Panel ช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงแอปพลิเคชันใน Zoho Workplace ได้
• ป้องกันไม่ให้พนักงานเข้าถึงแอปพลิเคชันที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานของตน

3.4 การจำกัดการเข้าถึงข้อมูลตามอุปกรณ์

• Zoho Workplace รองรับการควบคุมการเข้าถึงจากอุปกรณ์เฉพาะ เช่น อนุญาตเฉพาะอุปกรณ์ที่ผ่านการลงทะเบียนเท่านั้น
• สามารถรีโมทล็อกบัญชีหรืออุปกรณ์ที่สูญหายเพื่อป้องกันการเข้าถึงข้อมูล

---

4. การปฏิบัติที่ดีที่สุดในการรักษาความปลอดภัยใน Zoho Workplace

เพื่อเพิ่มระดับความปลอดภัยของข้อมูล องค์กรควรปฏิบัติตามแนวทางเหล่านี้:

1. เปิดใช้งาน MFA สำหรับบัญชีทุกบัญชี
2. ตรวจสอบและอัปเดตกฎการเข้าถึงข้อมูลเป็นระยะ
3. ให้สิทธิ์การเข้าถึงตามความจำเป็นเท่านั้น (Principle of Least Privilege – PoLP)
4. ใช้การเข้ารหัสไฟล์และข้อมูลสำคัญ
5. ฝึกอบรมพนักงานเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติด้านความปลอดภัยของข้อมูล

---

5. สรุป

Zoho Workplace มีเครื่องมือและการตั้งค่าที่ช่วยให้องค์กรสามารถป้องกันข้อมูลจากภัยคุกคามทางไซเบอร์และลดความเสี่ยงจากการเข้าถึงที่ไม่ได้รับอนุญาต การตั้งค่าความปลอดภัยที่เหมาะสมและการกำหนดสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลที่รัดกุมจะช่วยให้ข้อมูลขององค์กรปลอดภัยและเป็นไปตามมาตรฐานการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลในระดับสากล

ยกระดับการทำงานในองค์กรด้วยระบบที่มีประสิทธิภาพ สอบถามข้อมูลเพิ่มเติมที่ Facebook fanpage และ Line Official