การสร้าง Workflow ใน Zoho: คู่มือสำหรับมือใหม่

การทำงานในธุรกิจยุคดิจิทัลต้องการความรวดเร็วและแม่นยำ แต่หลายครั้งทีมงานกลับเสียเวลาไปกับงานซ้ำๆ เช่น การส่งอีเมลติดตามลูกค้า การแจ้งเตือนทีมขาย หรือการอัปเดตสถานะดีล

Workflow ใน Zoho คือคำตอบที่จะช่วยให้คุณ ทำงานอัตโนมัติ (Automation) ลดความผิดพลาดจากการทำงานด้วยมือ และทำให้ทีมสามารถโฟกัสกับงานสำคัญได้จริง

🔑 Workflow ใน Zoho คืออะไร?

Workflow คือกระบวนการที่ Zoho ช่วยทำงานอัตโนมัติให้คุณตามเงื่อนไขที่กำหนด เช่น

• ส่งอีเมลอัตโนมัติเมื่อมี Lead ใหม่
• แจ้งเตือนเซลล์เมื่อดีลเข้าสู่ขั้นตอน Negotiation
• อัปเดตฟิลด์ข้อมูลทันทีเมื่อเงื่อนไขตรงตามที่ตั้งไว้

ฟีเจอร์ Workflow มีอยู่ในหลายแอปของ Zoho เช่น Zoho CRM, Zoho Books, Zoho People, Zoho Desk

🛠 ขั้นตอนการสร้าง Workflow ใน Zoho CRM (ตัวอย่าง)

1. เข้าสู่เมนู Workflow

• ไปที่ Setup (รูปเฟือง) → Automation → Workflow Rules

2. สร้าง Rule ใหม่

• คลิก Create Rule
• เลือก Module ที่ต้องการ เช่น Leads, Contacts, Deals

3. กำหนดเงื่อนไข (Conditions)

• เลือก Trigger ว่าจะให้ Workflow ทำงานเมื่อไหร่ เช่น
  • เมื่อมีการสร้าง Record ใหม่
  • เมื่อแก้ไข Record
  • เมื่อถึงวัน/เวลา ที่ตั้งไว้

4. ตั้งค่าการกระทำ (Actions)

• ส่งอีเมล (Email Notification)
• แจ้งเตือนผู้ใช้ (Task/Alert)
• อัปเดตข้อมูล (Field Update)
• เรียก Webhook ไปยังระบบอื่น

5. ทดสอบการทำงาน

• เพิ่ม Lead ทดลอง
• ตรวจสอบว่า Workflow ทำงานตามที่ตั้งไว้หรือไม่

⚖️ ข้อดีของ Workflow ใน Zoho

• ลดงานซ้ำซ้อน
• เพิ่มความรวดเร็วในการทำงาน
• ลดข้อผิดพลาดจากการลืมหรือทำผิดขั้นตอน
• สร้างมาตรฐานการทำงานที่ชัดเจนในองค์กร

✅ สรุปท้ายเรื่อง

การสร้าง Workflow ใน Zoho ไม่เพียงช่วยให้ธุรกิจทำงานได้รวดเร็วขึ้น แต่ยังช่วยลดงานที่ซ้ำซ้อน เพิ่มประสิทธิภาพ และทำให้ทีมงานสามารถโฟกัสกับสิ่งที่สำคัญที่สุดได้จริง

👉 หากคุณยังไม่เคยใช้ Workflow แนะนำให้เริ่มจากการทำงานง่ายๆ เช่น การส่งอีเมลต้อนรับ และค่อยๆ ขยายไปสู่กระบวนการที่ซับซ้อนขึ้น

หากสนใจติดต่อได้ที่ Facebook นี้ได้เลย คลิ๊ก!!