การปรับแต่ง Zoho CRM ให้ตรงตามกระบวนการขาย

ทุกองค์กรมีขั้นตอนการขายที่ไม่เหมือนกัน การนำ Zoho CRM มาใช้แบบ Default อาจยังไม่ตอบโจทย์ทีมขายของคุณ ในบทความนี้ เราจะพาคุณสำรวจวิธี ปรับแต่งโมดูล Deals, สร้าง Blueprint, ตั้งค่า Workflow และ จัดวางฟิลด์สำคัญ ให้สอดคล้องกับกระบวนการขายจริงขององค์กร เพื่อให้ทุกดีล ถูกติดตามและปิดได้อย่างเป็นระบบ

1. ทำความเข้าใจกระบวนการขายขององค์กร

• รวบรวมและแบ่งแยกขั้นตอน (Stage) อย่างชัดเจน เช่น
  1. Prospect: คัดกรองเบื้องต้น
  2. Qualification: ตรวจสอบคุณสมบัติ
  3. Proposal: เสนอราคา/นำเสนอสินค้า
  4. Negotiation: เจรจาต่อรอง
  5. Closed Won/Lost: ปิดการขายได้หรือไม่ได้
• สัมภาษณ์ทีมขายเพื่อเก็บข้อมูล pain point แต่ละขั้นตอน และใช้เป็นแนวทางปรับแต่งใน Zoho CRM

2. ปรับแต่งโมดูล Deals ให้สอดคล้องกับขั้นตอน

1. แก้ไขชื่อ Stage
   • ไปที่ ตั้งค่า (Settings) > ปรับแต่ง (Customization) > โมดูลและฟิลด์ (Modules & Fields) > Deals > Pipeline
   • คลิก “Manage Stage” เพื่อเพิ่ม, ลบ หรือเปลี่ยนลำดับชื่อ Stage ให้ตรงกับกระบวนการ
2. กำหนดโอกาส (Probability)
   • แต่ละ Stage สามารถตั้งเปอร์เซ็นต์โอกาสสำเร็จ เพื่อคำนวณยอดขายคาดการณ์ (Forecast)

3. จัดวางฟิลด์ข้อมูลสำคัญบน Layout

1. ไปที่ ตั้งค่า > การปรับแต่ง > เลย์เอาต์ (Layouts)
2. ลาก–วางฟิลด์ที่จำเป็น เช่น “วันที่ปิดดีลคาดการณ์”, “มูลค่าขาย”, “ผู้รับผิดชอบ” ให้อยู่หน้าแรก
3. สร้าง Section ย่อย หัวข้อ “ข้อมูลลูกค้า” และ “ข้อมูลดีล” เพื่อแบ่งกลุ่มข้อมูลให้อ่านง่าย

4. ใช้ Blueprint สร้างกระบวนการขายอัตโนมัติ

1. ตั้งค่า > กระบวนการอัตโนมัติ (Automation) > Blueprint
2. เลือกโมดูล Deals และกำหนดสถานะเริ่มต้น–สิ้นสุด (Start/End Status)
3. สร้าง Transition แต่ละขั้นตอน เช่น จาก Prospect → Qualification และกำหนดเงื่อนไข (Criteria) และผู้อนุมัติ (Approver)
4. กำหนด Task อัตโนมัติหรือ Notification ทุกครั้งที่เปลี่ยน Stage

5. สร้าง Workflow Rules ให้ระบบทำงานแทนมือ

1. ตั้งค่า > กระบวนการอัตโนมัติ > Workflow Rules
2. คลิก “Create Rule” เลือก Deals แล้วตั้งเงื่อนไข เช่น “Stage = Proposal”
3. กำหนด Action ที่ต้องการ เช่น
   • ส่งอีเมลแจ้งทีมบริหาร
   • สร้าง Task ติดตาม
   • อัปเดตฟิลด์อัตโนมัติ

6. ตั้ง Validation Rules ป้องกันข้อมูลไม่ครบ

• ตั้งค่า > การปรับแต่ง > กฎตรวจสอบข้อมูล (Validation Rules)
• สร้างกฎ เช่น “เมื่อ Stage = Closed Won ต้องมีฟิลด์ ‘วันที่ปิดดีลจริง’”
• กำหนดข้อความแจ้งเตือนผู้ใช้หากยังไม่กรอกข้อมูล

7. ปรับรายงานและแดชบอร์ดให้ตรงกับ KPI

1. รายงาน (Reports)
   • สร้างรายงาน Pipeline Status แยกตามทีมขาย
   • รายงาน Conversion Rate: เปรียบเทียบจำนวน Leads → Deals
2. แดชบอร์ด (Dashboards)
   • เพิ่มวิดเจ็ตกราฟ Pipeline by Stage
   • ตั้ง KPI Widget เช่น “ยอดปิดขายรายเดือน” ให้มองเห็นได้ทันที

8. เคล็ดลับเพิ่มเติม

• Permission Profiles: จัดสิทธิ์ให้แต่ละบทบาทเห็นเฉพาะ Stage/ฟิลด์ที่เกี่ยวข้อง
• Custom Buttons & Links: เพิ่มปุ่มลัดบนหน้าดีล เช่น “ส่งข้อเสนอทันที” เพื่อเชื่อมกับ Google Docs หรือระบบภายนอก
• Integration: เชื่อมต่อกับ Zoho Books, Zoho Inventory หรือ Marketing Automation เพื่อข้อมูลครบวงจร

หากสนใจติดต่อได้ที่ Facebook นี้ได้เลย คลิ๊ก!!