สำหรับทีมขายที่ต้องดูแลลูกค้าหลายรายพร้อมกัน สิ่งที่มักเกิดขึ้นไม่ใช่แค่ “มี Lead เยอะ” แต่คือ ติดตามไม่ทัน ลืมนัด ลืมโทรกลับ หรือไม่รู้ว่าวันนี้ต้องทำอะไรต่อกับลูกค้าแต่ละราย
Zoho CRM Tasks เป็นหนึ่งในฟังก์ชันที่ช่วยจัดการปัญหานี้ โดยใช้สำหรับสร้างและติดตามงานที่ทีมขายต้องทำ เช่น โทรหาลูกค้า ส่งใบเสนอราคา นัดประชุม Follow-up หรือเตรียมเอกสารก่อนปิดการขาย
เมื่อใช้งานร่วมกับ Lead, Contact, Account และ Deal ทีมขายจะสามารถเชื่อม “งานที่ต้องทำ” เข้ากับข้อมูลลูกค้าได้ ทำให้การติดตาม Sales Pipeline เป็นระบบมากขึ้น
Zoho CRM Tasks คืออะไร?
Zoho CRM Tasks คือฟังก์ชันสำหรับสร้างและจัดการงานที่ทีมขายต้องดำเนินการใน Zoho CRM เช่น โทรหาลูกค้า ส่งอีเมล นัดหมาย ติดตามใบเสนอราคา หรือ Follow-up หลังการประชุม
Tasks สามารถกำหนดผู้รับผิดชอบ วันครบกำหนด สถานะ และรายละเอียดของงานได้ ทำให้ Sales สามารถเห็นว่าต้องทำอะไร กับลูกค้ารายไหน และควรดำเนินการเมื่อใด
การใช้ Tasks อย่างเป็นระบบช่วยลดปัญหาการลืม Follow-up และทำให้หัวหน้าทีมสามารถติดตามงานของ Sales ได้ง่ายขึ้น
Zoho CRM Tasks คืออะไร?
Tasks คือรายการงานหรือกิจกรรมที่ต้องดำเนินการภายใน Zoho CRM โดยสามารถผูกเข้ากับข้อมูลที่เกี่ยวข้อง เช่น Lead, Contact, Account หรือ Deal
ตัวอย่างง่าย ๆ เช่น
ลูกค้าส่งแบบฟอร์มเข้ามาขอใบเสนอราคา → Sales สร้าง Task “โทรยืนยันรายละเอียด” → กำหนดวันครบกำหนด → ดำเนินการ → เปลี่ยนสถานะเป็น Completed
แทนที่จะต้องจดลงสมุด กระดาษ หรือสร้าง Reminder แยกในโทรศัพท์ ทุกอย่างสามารถจัดเก็บและติดตามจาก CRM ได้
Zoho CRM Tasks ช่วยทีมขายอย่างไร?
ประโยชน์ของ Tasks ไม่ได้อยู่แค่การเตือนให้ทำงาน แต่ช่วยให้ทีมขายเห็น Next Action ของลูกค้าแต่ละรายได้ชัดขึ้น
1. ลดปัญหาลืม Follow-up
หนึ่งในปัญหาที่เกิดขึ้นบ่อยในงานขายคือ ลูกค้าไม่ได้ปฏิเสธ แต่ Sales ลืมติดต่อกลับ
ตัวอย่างเช่น ลูกค้าบอกว่า
“ขอเอาใบเสนอราคาไปดูก่อน เดี๋ยวสัปดาห์หน้าติดต่อกลับ”
Sales สามารถสร้าง Task ไว้ว่า
Follow-up ใบเสนอราคา – คุณ A
และกำหนดวันติดตามได้
เมื่อถึงวันดังกล่าว Sales ก็สามารถเปิด Tasks แล้วดำเนินการต่อได้ทันที
2. ทำให้ Sales รู้ว่าวันนี้ต้องทำอะไร
แทนที่จะเปิดรายชื่อลูกค้าแล้วคิดเองว่า “วันนี้ควรโทรหาใคร?”
Tasks ช่วยเปลี่ยนเป็นรายการที่ชัดเจน เช่น
| งานวันนี้ | ลูกค้า | ประเภทงาน | สถานะ |
|---|---|---|---|
| โทร Follow-up | บริษัท A | โทรศัพท์ | Open |
| ส่งใบเสนอราคา | บริษัท B | เอกสาร | Open |
| นัด Demo | บริษัท C | Meeting | Open |
| ติดตามการอนุมัติ | บริษัท D | Follow-up | Open |
| ยืนยัน Order | บริษัท E | Sales | Open |
Sales จึงสามารถจัดลำดับการทำงานได้ง่ายขึ้น
Tasks ต่างจาก Meetings และ Calls อย่างไร?
ใน Zoho CRM กิจกรรมของทีมขายไม่ได้มีแค่ Tasks แต่ยังมี Meetings และ Calls ซึ่งแต่ละอย่างเหมาะกับงานคนละประเภท
| กิจกรรม | เหมาะกับงาน | ตัวอย่าง |
|---|---|---|
| Tasks | งานที่ต้องลงมือทำ | ส่งใบเสนอราคา |
| Calls | การโทร | โทร Follow-up ลูกค้า |
| Meetings | การนัดหมาย | นัด Demo สินค้า |
| Emails | การสื่อสารทางอีเมล | ส่งรายละเอียดสินค้า |
พูดง่าย ๆ คือ Task เน้น “สิ่งที่ต้องทำ” ขณะที่ Calls และ Meetings เน้นกิจกรรมการติดต่อหรือการนัดหมายกับลูกค้า
Zoho CRM Tasks ใช้กับ Lead และ Deal ได้อย่างไร?
จุดที่มีประโยชน์สำหรับทีมขายคือ Tasks สามารถนำมาเชื่อมกับข้อมูลใน CRM ได้
ตัวอย่าง Workflow การขาย:
Lead ใหม่
↓
โทรคัดกรอง
↓
สร้าง Task Follow-up
↓
เปลี่ยนเป็น Deal
↓
ส่งใบเสนอราคา
↓
สร้าง Task ติดตามใบเสนอราคา
↓
เจรจา
↓
สร้าง Task ยืนยัน Order
↓
ปิดการขาย
การทำแบบนี้ช่วยให้แต่ละ Deal มี Next Action ที่ชัดเจนมากขึ้น
ทำไม Next Action ถึงสำคัญกับทีมขาย?
การมี Deal ใน Pipeline ไม่ได้หมายความว่าทีมขายกำลังดำเนินการกับลูกค้าเสมอไป
ตัวอย่างเช่น
Deal A – มูลค่า 500,000 บาท
สถานะ: Proposal Sent
แต่ไม่มี Task ถัดไป
ทีมขายอาจไม่รู้ว่าควรติดต่อลูกค้าเมื่อไร
ขณะที่
Deal B – มูลค่า 300,000 บาท
สถานะ: Proposal Sent
มี Task:
“โทรติดตามใบเสนอราคา วันที่ 25 ก.ย.”
หัวหน้าทีมจึงมองเห็นได้ทันทีว่า Deal นี้มี Action ต่อไปอะไร
ดังนั้น CRM ที่ดีไม่ควรดูแค่ Pipeline Stage แต่ควรดูด้วยว่า Next Action คืออะไร
Zoho CRM Tasks ช่วยหัวหน้าทีมขายอย่างไร?
สำหรับ Sales Manager Tasks สามารถใช้เป็นข้อมูลประกอบในการติดตามทีมได้
ตัวอย่างข้อมูลที่หัวหน้าทีมอาจดู ได้แก่
- งานที่ยังไม่เสร็จ
- งานที่เกินกำหนด
- งานของ Sales แต่ละคน
- จำนวน Follow-up
- งานที่กำลังจะถึงกำหนด
- Deal ที่ไม่มี Next Action
- ลูกค้าที่ไม่มีการติดตามต่อเนื่อง
ข้อมูลเหล่านี้ช่วยให้หัวหน้าทีมมองเห็นปัญหาได้เร็วขึ้น
เช่น หากพบว่า Deal มูลค่าสูงหลายรายการไม่มี Task ถัดไป อาจเป็นสัญญาณว่าต้องเข้าไปตรวจสอบว่าดีลเหล่านั้นอยู่ในขั้นตอนไหน
Tasks ช่วยลดปัญหา “ลูกค้าหาย” ได้อย่างไร?
ลูกค้าที่เงียบไม่ได้หมายความว่าลูกค้าไม่สนใจเสมอไป
บางครั้งอาจเกิดจาก
- Sales ลืมติดตาม
- ไม่มีคนรับผิดชอบชัดเจน
- Follow-up ไม่ตรงเวลา
- ไม่มีข้อมูลว่าครั้งล่าสุดคุยอะไร
- ไม่รู้ว่าขั้นตอนต่อไปคืออะไร
การสร้าง Task หลังการติดต่อแต่ละครั้งสามารถช่วยให้กระบวนการต่อเนื่องมากขึ้น
ตัวอย่าง:
วันนี้: ส่งใบเสนอราคา
Task ถัดไป: โทรติดตามใน 3 วัน
หลังโทร: ลูกค้าขอปรับราคา
Task ถัดไป: ส่งใบเสนอราคาฉบับแก้ไข
หลังส่ง: Follow-up อีกครั้ง
จะเห็นว่า Task ทำหน้าที่เหมือน “สะพาน” เชื่อมกิจกรรมแต่ละขั้นของ Sales Process
Zoho CRM Tasks กับ Automation ทำงานร่วมกันได้หรือไม่?
สามารถนำ Tasks ไปใช้ร่วมกับ Automation ได้ โดยแนวคิดคือให้ CRM ช่วยสร้างงานบางประเภทโดยอัตโนมัติแทนที่จะให้ Sales สร้างเองทุกครั้ง
ตัวอย่างเช่น
เมื่อ Deal เปลี่ยนเป็น Proposal Sent
↓
Automation
↓
สร้าง Task: Follow-up ใบเสนอราคา
↓
กำหนดผู้รับผิดชอบ
↓
กำหนดวันครบกำหนด
↓
Sales ดำเนินการ
แนวทางนี้ช่วยลดขั้นตอนที่ Sales ต้องทำซ้ำ ๆ และช่วยสร้างมาตรฐานเดียวกันให้กับทีม
ตัวอย่าง Workflow Zoho CRM Tasks สำหรับทีมขาย
สามารถออกแบบ Workflow ได้ตามกระบวนการของแต่ละบริษัท เช่น
| ขั้นตอน | Trigger | Task ที่สร้าง |
|---|---|---|
| Lead ใหม่ | Lead ถูกสร้าง | โทรคัดกรอง Lead |
| Qualified | Lead ผ่านการคัดกรอง | นัดคุยรายละเอียด |
| Proposal | ส่งใบเสนอราคา | Follow-up ใบเสนอราคา |
| Negotiation | เริ่มเจรจา | ติดตามผลการเจรจา |
| Waiting Customer | รอลูกค้าตัดสินใจ | โทรติดตาม |
| Won | ปิดการขาย | ส่งต่อ Customer Service |
ข้อดีของการออกแบบลักษณะนี้คือทีมขายไม่ต้องจำเองทุกขั้นตอน เพราะ CRM สามารถช่วยกำหนดงานตามกระบวนการที่บริษัทวางไว้
Tasks ควรตั้งชื่ออย่างไรให้ทีมใช้งานง่าย?
การตั้งชื่อ Task มีผลกับการใช้งานจริงมากกว่าที่คิด
ไม่ควรใช้ชื่อกว้าง ๆ เช่น
“ติดตามลูกค้า”
เพราะเมื่อมี Task จำนวนมาก จะไม่รู้ว่าต้องทำอะไร
ควรระบุ Action ให้ชัด เช่น
“โทรติดตามใบเสนอราคา”
หรือ
“ส่งใบเสนอราคาฉบับแก้ไข”
หรือ
“โทรยืนยันความต้องการก่อน Demo”
หลักง่าย ๆ คือเปิด Task แล้วควรรู้ทันทีว่า ต้องทำอะไร
ควรให้ Sales สร้าง Task เองทั้งหมดหรือไม่?
ไม่จำเป็นต้องให้ Sales สร้างทุก Task ด้วยตัวเอง
งานบางประเภทควรให้ Sales สร้างเอง เพราะขึ้นอยู่กับสถานการณ์ของลูกค้า เช่น
- ลูกค้าขอให้โทรกลับวันศุกร์
- ลูกค้าขอเอกสารเพิ่มเติม
- ต้องติดตามผู้มีอำนาจตัดสินใจ
ขณะที่งานที่เกิดขึ้นเป็นประจำตามกระบวนการขาย สามารถออกแบบ Automation ให้ช่วยสร้าง Task ได้ เช่น
- Follow-up หลังส่งใบเสนอราคา
- Follow-up หลัง Demo
- ติดตาม Deal ที่ไม่มีการเคลื่อนไหว
- สร้างงานเมื่อ Deal เปลี่ยน Stage
วิธีนี้ช่วยแบ่งงานระหว่าง สิ่งที่ CRM ทำอัตโนมัติ กับ สิ่งที่ Sales ต้องตัดสินใจเอง
Zoho CRM Tasks ควรติดตาม KPI อะไร?
Tasks สามารถนำไปใช้เป็นส่วนหนึ่งของการวิเคราะห์กระบวนการขายได้ แต่ไม่ควรใช้จำนวน Task เป็น KPI เพียงอย่างเดียว
ตัวอย่างข้อมูลที่สามารถนำมาพิจารณาร่วมกัน ได้แก่
| ตัวชี้วัด | ใช้ดูอะไร |
|---|---|
| Open Tasks | งานที่ยังต้องดำเนินการ |
| Overdue Tasks | งานที่เกินกำหนด |
| Completed Tasks | งานที่ดำเนินการเสร็จ |
| Follow-up Tasks | ความต่อเนื่องในการติดตาม |
| Deal + Next Action | Deal มีแผนดำเนินการต่อหรือไม่ |
| Conversion Rate | งานขายเปลี่ยนเป็นโอกาสหรือยอดขายได้มากน้อยเพียงใด |
สิ่งสำคัญคือ จำนวน Tasks เยอะไม่ได้แปลว่าทีมขายทำงานมีประสิทธิภาพมากกว่า เพราะควรดูผลลัพธ์ทางธุรกิจควบคู่กันด้วย
ปัญหาที่พบบ่อยเมื่อใช้ Tasks แต่ทีมยังไม่ติดตามงาน
แม้จะมี CRM แล้ว แต่หากกำหนดวิธีใช้งานไม่ชัดเจน ก็อาจเกิดปัญหาได้ เช่น
สร้าง Task แต่ไม่ปิดงาน
ทำให้รายการ Open Tasks เพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ จนไม่สามารถแยกได้ว่างานไหนสำคัญ
ตั้งวันครบกำหนดไม่เหมาะสม
หากทุก Task ถูกตั้งเป็นวันเดียวกัน ทีมขายจะมีงานกระจุกตัว
Task ไม่มีรายละเอียด
เช่น เขียนเพียงว่า “Follow-up” ทำให้ไม่รู้ว่าจะต้องติดตามเรื่องอะไร
ไม่สร้าง Next Action
Deal เปลี่ยน Stage แล้ว แต่ไม่มี Task ถัดไป ทำให้ Pipeline ดูเหมือนมีความเคลื่อนไหว ทั้งที่จริงอาจไม่มีการติดตาม
แนวทางทำให้ Zoho CRM Tasks ใช้งานได้จริง
หากต้องการให้ทีมใช้ Tasks อย่างต่อเนื่อง ควรกำหนดกติกาการใช้งานที่เข้าใจง่าย เช่น
1. ทุก Deal ต้องมี Next Action
เมื่อมี Deal อยู่ใน Pipeline ควรระบุว่าขั้นตอนต่อไปต้องทำอะไร
2. ทุกการติดต่อต้องมีผลลัพธ์
หลังโทรหรือประชุม ควรบันทึกผลและกำหนด Action ถัดไปเมื่อจำเป็น
3. ใช้ชื่อ Task ที่สื่อถึง Action
เปิด Task แล้วต้องรู้ทันทีว่าต้องทำอะไร
4. ตรวจ Overdue เป็นประจำ
หัวหน้าทีมสามารถกำหนดรอบตรวจงาน เช่น รายวันหรือรายสัปดาห์
5. ใช้ Automation กับงานที่เกิดซ้ำ
ลดภาระของ Sales และช่วยให้กระบวนการเป็นมาตรฐาน
Zoho CRM Tasks เหมาะกับธุรกิจแบบไหน?
Tasks สามารถใช้ได้กับธุรกิจที่มีการติดตามลูกค้าเป็นขั้นตอน ไม่ว่าจะเป็น
- บริษัท B2B
- ธุรกิจขายสินค้า
- ธุรกิจบริการ
- ตัวแทนจำหน่าย
- ทีมขายโครงการ
- บริษัทรับเหมา
- ธุรกิจที่มีการเสนอราคา
- ธุรกิจที่มี Sales หลายคน
โดยเฉพาะธุรกิจที่มี Sales Cycle หลายขั้นตอน การใช้ Tasks ร่วมกับ Pipeline จะช่วยให้เห็นงานที่ต้องทำต่อกับแต่ละลูกค้าได้ชัดเจนขึ้น
สรุป Zoho CRM Tasks ช่วยทีมขายอย่างไร?
Zoho CRM Tasks ช่วยให้ทีมขายจัดการงาน Follow-up และ Next Action ของลูกค้าอย่างเป็นระบบ ตั้งแต่การโทรหาลูกค้า ส่งใบเสนอราคา นัดประชุม ไปจนถึงการติดตาม Deal
ประโยชน์สำคัญไม่ได้อยู่ที่การมีรายการ Task จำนวนมาก แต่คือการทำให้ทีมตอบคำถามได้ว่า
“ลูกค้ารายนี้อยู่ขั้นตอนไหน และเราต้องทำอะไรต่อ?”
เมื่อ Tasks ถูกนำมาเชื่อมกับ Lead, Contact, Account และ Deal รวมถึงใช้ Automation กับงานที่เกิดซ้ำ จะช่วยให้ CRM ไม่ได้เป็นเพียงฐานข้อมูลลูกค้า แต่กลายเป็นระบบที่ช่วยจัดการกระบวนการขายในแต่ละวัน
สำหรับองค์กรที่ต้องการใช้ Zoho CRM อย่างจริงจัง การออกแบบ Task + Pipeline + Automation + Next Action ให้ทำงานร่วมกันจึงเป็นส่วนสำคัญของการวางระบบ Sales Process
FAQ: คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ Zoho CRM Tasks
Zoho CRM Tasks คืออะไร?
Zoho CRM Tasks คือฟังก์ชันสำหรับสร้างและติดตามงานที่ต้องทำ เช่น โทรหาลูกค้า ส่งใบเสนอราคา Follow-up หรืองานอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการขาย
Zoho CRM Tasks ใช้กับ Lead ได้หรือไม่?
ได้ สามารถใช้ Tasks เพื่อกำหนดงานที่ต้องทำกับ Lead เช่น โทรคัดกรอง ติดต่อกลับ หรือส่งข้อมูลเพิ่มเติม
Zoho CRM Tasks ใช้กับ Deal ได้หรือไม่?
ได้ Tasks สามารถใช้ติดตาม Action ที่เกี่ยวข้องกับ Deal เช่น Follow-up ใบเสนอราคา นัด Demo หรือยืนยัน Order
Tasks กับ Meetings ต่างกันอย่างไร?
Task ใช้สำหรับงานที่ต้องดำเนินการ ส่วน Meeting ใช้สำหรับการนัดหมายหรือประชุมกับลูกค้า
สามารถสร้าง Task อัตโนมัติใน Zoho CRM ได้หรือไม่?
สามารถออกแบบ Automation ให้สร้าง Task ตามเงื่อนไขหรือเหตุการณ์บางอย่างใน CRM ได้ เช่น เมื่อ Deal เปลี่ยน Stage หรือเข้าสู่ขั้นตอนที่กำหนด
ทำไมทีมขายควรใช้ Next Action?
Next Action ช่วยระบุว่างานต่อไปของ Lead หรือ Deal คืออะไร ทำให้ Sales ไม่ต้องกลับมาคิดใหม่ทุกครั้งและช่วยลดโอกาสที่ Follow-up จะขาดช่วง
ควรตรวจสอบ Tasks ของทีมขายบ่อยแค่ไหน?
ขึ้นอยู่กับกระบวนการของแต่ละบริษัท แต่ควรมีรอบตรวจงานที่ชัดเจน เช่น ตรวจงานที่ Overdue และ Deal ที่ไม่มี Next Action เป็นประจำ
จำนวน Tasks เยอะหมายความว่าทีมขายทำงานได้ดีหรือไม่?
ไม่จำเป็น เพราะจำนวน Tasks เป็นเพียงข้อมูลกิจกรรม ควรดูร่วมกับผลลัพธ์ เช่น Conversion, Deal ที่ปิดได้ ยอดขาย และคุณภาพของ Follow-up
#ZohoCRM #ZohoCRMTasks #ZohoCRMสำหรับทีมขาย #ทีมขาย #SalesTeam #Followup #SalesAutomation #CRM #ระบบCRM #จัดการลูกค้า #งานขาย #ZohoCRMThailand
➡️ติดต่อสอบถามเพิ่มเติมทาง LineOA @Blackcatdesign
➡️หากสนใจติดต่อได้ที่ Facebook นี้ได้เลย คลิ๊ก!!
➡️ดูรายละเอียดเพิ่มเติม คลิกที่นี่ 👈
