Zoho Books ดูยอดขายจาก Zoho CRM ได้หรือไม่? คำตอบคือ ทำได้ แต่ต้องเข้าใจบทบาทของแต่ละระบบก่อน เพราะ Zoho CRM และ Zoho Books ถูกออกแบบมาให้จัดการข้อมูลคนละส่วน
โดยทั่วไป Zoho CRM จะเน้นเรื่องลูกค้า การขาย Lead, Deal และกระบวนการติดตามโอกาสทางการขาย ขณะที่ Zoho Books เน้นด้านบัญชี เช่น ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ การรับชำระเงิน รายได้ และรายการทางการเงิน
เมื่อเชื่อมระบบเข้าด้วยกัน ข้อมูลจากกระบวนการขายสามารถส่งต่อไปยังระบบบัญชี ทำให้ทีมขายและฝ่ายบัญชีทำงานบนข้อมูลที่เชื่อมโยงกันมากขึ้น และช่วยลดการกรอกข้อมูลซ้ำ
Zoho Books ดูยอดขายจาก Zoho CRM ได้หรือไม่?
Zoho Books สามารถเชื่อมข้อมูลกับ Zoho CRM ได้ โดยทั้งสองระบบทำหน้าที่แตกต่างกันและสามารถส่งข้อมูลระหว่างกันตามการตั้งค่าการเชื่อมต่อ ดังนั้นการดูยอดขายควรแยกให้ชัดว่า “ยอดขายจาก Deal” ใน Zoho CRM หรือ “ยอดขายที่เกิดจากเอกสารทางบัญชี” ใน Zoho Books หากต้องการดูรายได้จริง ใบแจ้งหนี้ หรือสถานะการชำระเงิน ควรใช้ข้อมูลจาก Zoho Books เป็นหลัก ส่วน Zoho CRM เหมาะสำหรับติดตาม Pipeline และโอกาสการขาย
Zoho CRM กับ Zoho Books ต่างกันอย่างไร?
ก่อนตอบเรื่องการดูยอดขาย ต้องเข้าใจก่อนว่าระบบทั้งสองตัวมีหน้าที่แตกต่างกัน
| ระบบ | หน้าที่หลัก | ตัวอย่างข้อมูล |
|---|---|---|
| Zoho CRM | บริหารลูกค้าและกระบวนการขาย | Leads, Contacts, Deals, Pipeline |
| Zoho Books | จัดการบัญชีและการเงิน | Invoice, Payment, Expenses, Income |
| Zoho CRM + Zoho Books | เชื่อมกระบวนการขายกับบัญชี | ลูกค้า → Deal → Invoice → Payment |
พูดง่าย ๆ คือ
CRM = ขายได้แค่ไหน
Books = ออกเอกสารและรับเงินไปถึงไหนแล้ว
ดังนั้น หากผู้บริหารถามว่า “เดือนนี้ทีมขายปิดยอดได้เท่าไร” อาจดูจากข้อมูลใน CRM
แต่ถ้าถามว่า “ลูกค้าจ่ายเงินเข้ามาแล้วเท่าไร” ข้อมูลจาก Books จะตอบได้ตรงกว่า
Zoho Books ดูยอดขายจาก Zoho CRM ได้อย่างไร?
การเชื่อม Zoho CRM กับ Zoho Books ทำให้ข้อมูลลูกค้าและกระบวนการขายสามารถเชื่อมต่อกับงานบัญชีได้
ตัวอย่าง Flow ที่พบได้บ่อยคือ
Lead → Contact/Account → Deal → Sales Order/Invoice → Payment
เมื่อทีมขายดำเนินการใน CRM และมีการส่งข้อมูลต่อไปยัง Books ฝ่ายบัญชีก็สามารถนำข้อมูลนั้นไปทำงานต่อได้ โดยไม่จำเป็นต้องเริ่มสร้างข้อมูลลูกค้าใหม่ทั้งหมดทุกครั้ง
อย่างไรก็ตาม จุดสำคัญคือ ยอดใน CRM กับยอดใน Books อาจไม่ได้หมายถึงยอดเดียวกัน
เพราะ Deal ใน CRM อาจเป็นมูลค่าของโอกาสทางการขาย ขณะที่ Books จะมีข้อมูลจากเอกสารทางบัญชีและการรับชำระเงิน
ยอดขายใน Zoho CRM กับ Zoho Books ต่างกันอย่างไร?
นี่เป็นจุดที่หลายธุรกิจสับสน
สมมติฝ่ายขายมี Deal มูลค่า 500,000 บาท
ใน Zoho CRM อาจแสดงว่า
Deal Value = 500,000 บาท
แต่ไม่ได้หมายความว่าบริษัทได้รับเงิน 500,000 บาทแล้ว
เมื่อลูกค้าตกลงซื้อจริง อาจมีการสร้าง Invoice และภายหลังลูกค้าชำระเงิน
จึงสามารถมองข้อมูลเป็นลำดับได้ดังนี้
| ขั้นตอน | ระบบที่เหมาะกับการดูข้อมูล | ตัวอย่าง |
|---|---|---|
| โอกาสการขาย | Zoho CRM | 500,000 บาท |
| Deal ปิดแล้ว | Zoho CRM | 500,000 บาท |
| ออก Invoice | Zoho Books | 500,000 บาท |
| รับชำระเงิน | Zoho Books | 300,000 บาท |
| ยอดค้างชำระ | Zoho Books | 200,000 บาท |
ดังนั้น Deal Value ไม่ควรถูกตีความว่าเป็นเงินสดที่บริษัทได้รับแล้ว
ถ้าต้องการดู “ยอดขายจริง” ควรดูจาก Zoho CRM หรือ Zoho Books?
ขึ้นอยู่กับว่าคำว่า “ยอดขาย” ที่ต้องการหมายถึงอะไร
ถ้าต้องการดูยอดของทีมขาย
แนะนำให้ดูจาก Zoho CRM
ตัวอย่างข้อมูลที่น่าสนใจ ได้แก่
- มูลค่า Deal
- จำนวน Deal ที่ปิดการขาย
- Win Rate
- Sales Pipeline
- ยอดขายแยกตามพนักงาน
- ยอดขายแยกตามเดือน
- ยอดขายตามช่องทาง
- Forecast
ถ้าต้องการดูรายได้และการรับเงิน
แนะนำให้ดูจาก Zoho Books
เช่น
- Invoice
- Invoice ที่ชำระแล้ว
- Invoice ที่ยังค้างชำระ
- Payment Received
- รายได้
- ลูกหนี้ค้างชำระ
- รายการทางบัญชี
ดังนั้น การเลือกแหล่งข้อมูลควรเริ่มจากคำถามว่า ต้องการวัด “ประสิทธิภาพการขาย” หรือ “ผลทางการเงิน”
Zoho CRM สามารถดึงยอดขายจาก Zoho Books ได้หรือไม่?
สามารถเชื่อมข้อมูลระหว่างระบบได้ แต่รูปแบบการแสดงผลขึ้นอยู่กับวิธีที่องค์กรออกแบบระบบและการตั้งค่าการเชื่อมต่อ
ตัวอย่างเช่น ธุรกิจอาจต้องการให้หน้า Customer ใน CRM แสดงข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับบัญชี เช่น
- ยอด Invoice
- ยอดชำระแล้ว
- ยอดค้างชำระ
- จำนวน Invoice
- วันที่ชำระล่าสุด
แนวคิดนี้ช่วยให้ฝ่ายขายเห็นสถานะของลูกค้าได้มากกว่าข้อมูลการขายเพียงอย่างเดียว
เช่น ฝ่ายขายกำลังจะติดตามลูกค้ารายหนึ่งและพบว่า
ยอดขายสะสม 1,200,000 บาท
แต่มี
ยอดค้างชำระ 350,000 บาท
ข้อมูลนี้ช่วยให้ทีมขายและฝ่ายการเงินมองสถานการณ์ของลูกค้ารายเดียวกันได้ชัดขึ้น
แล้วถ้าต้องการเอายอดขายจาก Zoho Books ขึ้น Dashboard ใน Zoho CRM ล่ะ?
ทำได้ แต่ต้องออกแบบวิธีดึงและจัดเก็บข้อมูลให้เหมาะสม
รูปแบบการทำงานอาจแบ่งออกเป็นหลายระดับ
วิธีที่ 1: ใช้ข้อมูลภายใน Zoho CRM
เหมาะกับ Dashboard ที่ต้องการวิเคราะห์ Pipeline และยอด Deal
ตัวอย่าง KPI
| KPI | ใช้ตอบคำถามอะไร |
|---|---|
| Total Deal Value | มีโอกาสขายรวมเท่าไร |
| Closed Won | ปิดการขายได้เท่าไร |
| Win Rate | เปลี่ยนโอกาสเป็นลูกค้าได้ดีแค่ไหน |
| Pipeline | มีงานขายรออยู่เท่าไร |
| Sales by Owner | พนักงานแต่ละคนทำยอดได้เท่าไร |
วิธีที่ 2: เชื่อมข้อมูลจาก Zoho Books
เหมาะเมื่อ Dashboard ต้องการดูข้อมูลด้านการเงินร่วมด้วย
เช่น
ยอดขาย → Invoice → Payment → Outstanding
ทำให้ผู้บริหารเห็นภาพตั้งแต่การขายจนถึงการรับเงิน
วิธีที่ 3: ใช้ Zoho Analytics
หากต้องการวิเคราะห์ข้อมูลจากหลายระบบพร้อมกัน Zoho Analytics จะเหมาะกับงานวิเคราะห์เชิงลึกมากขึ้น
ตัวอย่างเช่น
CRM + Books + Inventory + ค่าใช้จ่าย
แล้วนำข้อมูลมาสร้าง Dashboard สำหรับผู้บริหาร
ตัวอย่าง Dashboard ที่รวมข้อมูล CRM และ Books
หากต้องการให้ผู้บริหารเห็นภาพธุรกิจในหน้าเดียว อาจออกแบบ Dashboard ประมาณนี้
| Dashboard | แหล่งข้อมูล | สิ่งที่ใช้วิเคราะห์ |
|---|---|---|
| Sales Pipeline | Zoho CRM | โอกาสการขาย |
| Closed Won | Zoho CRM | ยอดปิดการขาย |
| Invoice | Zoho Books | มูลค่าใบแจ้งหนี้ |
| Payment Received | Zoho Books | เงินที่ได้รับ |
| Outstanding | Zoho Books | ลูกหนี้ค้างชำระ |
| Sales by Salesperson | CRM + Books | ยอดขายของแต่ละคน |
| Customer Revenue | CRM + Books | รายได้รายลูกค้า |
การออกแบบแบบนี้จะช่วยลดปัญหาที่ผู้บริหารต้องเปิดหลายระบบเพื่อดูข้อมูลชุดเดียวกัน
ทำไมไม่ควรเอา “ยอด Deal” ไปแทน “ยอดรับเงินจริง”?
เพราะตัวเลขสองตัวนี้สะท้อนคนละเรื่อง
Deal Value บอกศักยภาพหรือมูลค่าของการขาย
ส่วน Payment Received บอกเงินที่ลูกค้าชำระเข้ามาแล้ว
ตัวอย่าง
บริษัทมี Deal รวมเดือนนี้ 5 ล้านบาท
แต่มี Invoice ที่ออกจริง 4 ล้านบาท และรับเงินแล้ว 3 ล้านบาท
ถ้านำตัวเลข 5 ล้านบาทไปบอกว่าเป็น “รายได้ที่บริษัทได้รับ” ก็อาจทำให้ผู้บริหารเข้าใจสถานการณ์ผิด
เพราะฉะนั้น Dashboard ที่ดีควรแยกตัวเลขเหล่านี้ออกจากกัน
Zoho CRM + Zoho Books เหมาะกับธุรกิจแบบไหน?
การเชื่อมระบบจะมีประโยชน์มากสำหรับธุรกิจที่ฝ่ายขายและฝ่ายบัญชีต้องทำงานกับลูกค้าชุดเดียวกัน แต่มีข้อมูลอยู่คนละระบบ
ตัวอย่างเช่น
- บริษัท B2B
- ธุรกิจขายสินค้าให้บริษัท
- ธุรกิจที่มี Sales Team หลายคน
- ธุรกิจที่ออกใบเสนอราคาจำนวนมาก
- ธุรกิจที่มี Invoice และ Payment จำนวนมาก
- บริษัทที่ต้องติดตามลูกหนี้
- ธุรกิจที่ต้องการ Dashboard สำหรับผู้บริหาร
โดยเฉพาะองค์กรที่ฝ่ายขายต้องรู้ทั้ง ยอดขายและสถานะการชำระเงินของลูกค้า การเชื่อมข้อมูลจะช่วยให้การทำงานต่อเนื่องมากขึ้น
สิ่งที่ควรวางแผนก่อนเชื่อม Zoho CRM กับ Zoho Books
ก่อนเชื่อมระบบ ไม่ควรเริ่มจากคำถามว่า “ต้องกดตรงไหน” อย่างเดียว แต่ควรวางโครงสร้างข้อมูลก่อน
1. กำหนดว่าอะไรคือยอดขาย
เช่น
- Deal Value
- Closed Won
- Invoice
- Payment Received
ต้องกำหนดให้ชัดเจนว่าบริษัทจะใช้ตัวเลขไหนเป็น KPI
2. กำหนดข้อมูลที่ต้องส่งระหว่างระบบ
เช่น
CRM → Books
- Customer
- Contact
- Deal
- Product
- Sales Order
และ
Books → CRM
- Invoice
- Payment
- Outstanding
- ยอดซื้อสะสม
3. กำหนดรหัสลูกค้าและข้อมูลหลัก
ควรระวังเรื่องข้อมูลลูกค้าซ้ำ เช่น บริษัทเดียวกันแต่สร้าง Account ซ้ำหลายรายการ เพราะอาจทำให้ยอดขายและ Invoice กระจายผิดลูกค้า
4. กำหนดสิทธิ์การเข้าถึง
ฝ่ายขายอาจไม่จำเป็นต้องเห็นข้อมูลทางบัญชีทุกอย่าง ขณะที่ฝ่ายบัญชีอาจต้องเห็นข้อมูล Invoice และ Payment แบบละเอียด
จึงควรออกแบบ Permission ให้เหมาะกับหน้าที่ของแต่ละฝ่าย
สรุป Zoho Books ดูยอดขายจาก Zoho CRM ได้หรือไม่?
Zoho Books และ Zoho CRM สามารถเชื่อมข้อมูลกันได้ แต่ไม่ควรมองว่าทั้งสองระบบใช้วัดยอดขายในความหมายเดียวกัน
Zoho CRM เหมาะกับการติดตามกระบวนการขาย เช่น Lead, Deal, Pipeline และยอดปิดการขาย
ส่วน Zoho Books เหมาะกับข้อมูลทางบัญชี เช่น Invoice, Payment, รายได้ และยอดค้างชำระ
หากต้องการ Dashboard สำหรับผู้บริหาร การนำข้อมูลจากทั้งสองระบบมาเชื่อมกันจะช่วยให้เห็นภาพได้ครบกว่า ตั้งแต่
ลูกค้า → โอกาสขาย → ปิดการขาย → ออก Invoice → รับเงิน → ยอดค้างชำระ
และที่สำคัญที่สุดคือควรกำหนดให้ชัดเจนว่า “ยอดขาย” ของบริษัทหมายถึงตัวเลขจากขั้นตอนไหน เพื่อไม่ให้ทีมขาย ฝ่ายบัญชี และผู้บริหารใช้ตัวเลขคนละชุดในการตัดสินใจ
FAQ: Zoho Books และ Zoho CRM
Zoho Books ดูยอดขายจาก Zoho CRM ได้หรือไม่?
สามารถเชื่อมข้อมูลระหว่าง Zoho CRM และ Zoho Books ได้ แต่การดูยอดขายควรแยกตามประเภทของข้อมูล โดย Zoho CRM เหมาะกับ Deal และ Pipeline ส่วน Zoho Books เหมาะกับ Invoice, Payment และข้อมูลทางบัญชี
Zoho CRM ดูยอดขายได้ไหม?
ได้ โดยสามารถใช้ข้อมูลจาก Deal และรายงานที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการขายเพื่อวิเคราะห์ยอดขาย Pipeline และผลงานของทีมขาย
Zoho Books ใช้ดูยอดขายได้ไหม?
ได้ โดย Zoho Books มีข้อมูลด้านบัญชีและเอกสารการขาย เช่น Invoice และ Payment ซึ่งเหมาะสำหรับติดตามรายได้และสถานะการชำระเงิน
Deal Value ใน Zoho CRM คือยอดเงินจริงหรือไม่?
ไม่จำเป็นต้องเป็นยอดเงินจริง เพราะ Deal Value เป็นมูลค่าของโอกาสการขาย ส่วนเงินที่ลูกค้าชำระแล้วควรพิจารณาจากข้อมูลการรับชำระเงินในระบบบัญชี
สามารถเอายอดจาก Zoho Books มาแสดงใน Zoho CRM ได้ไหม?
สามารถออกแบบการเชื่อมข้อมูลเพื่อให้ข้อมูลจาก Zoho Books แสดงหรือถูกนำไปใช้งานใน Zoho CRM ได้ ทั้งนี้วิธีการขึ้นอยู่กับโครงสร้างข้อมูลและรูปแบบการเชื่อมต่อที่เลือกใช้
ถ้าต้องการ Dashboard รวมยอดขายและยอดรับเงินควรใช้ระบบอะไร?
หากต้องการดูข้อมูลจากหลายระบบและวิเคราะห์เชิงลึก สามารถพิจารณาใช้ Zoho Analytics ร่วมกับ Zoho CRM และ Zoho Books เพื่อสร้าง Dashboard รวม
Zoho CRM กับ Zoho Books เหมาะกับธุรกิจขนาดไหน?
เหมาะกับธุรกิจที่ต้องการแยกงานบริหารลูกค้าและงานบัญชี แต่ยังต้องการให้ข้อมูลเชื่อมต่อกัน โดยเฉพาะธุรกิจ B2B และธุรกิจที่มีทีมขายหรือรายการ Invoice จำนวนมาก
#ZohoBooks #ZohoCRM #ZohoCRMกับZohoBooks #ZohoBooksดูยอดขาย #DashboardZohoCRM #ZohoAnalytics #ระบบCRM #ระบบบัญชี #SalesDashboard #ธุรกิจB2B
➡️ติดต่อสอบถามเพิ่มเติมทาง LineOA @Blackcatdesign
➡️หากสนใจติดต่อได้ที่ Facebook นี้ได้เลย คลิ๊ก!!
➡️ดูรายละเอียดเพิ่มเติม คลิกที่นี่ 👈
